Peppol verplicht in België (2026): Wat betekent dit voor jouw bedrijf?
- Florian Batteauw
- 5 dagen geleden
- 9 minuten om te lezen
Vanaf 1 januari 2026 verandert er iets fundamenteels in de manier waarop Belgische bedrijven elkaar factureren. De overheid maakt e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen die facturen uitwisselen met andere bedrijven in België.
Een simpele pdf versturen via mail zal dan niet langer volstaan.
Voor veel zelfstandigen en kleine ondernemingen klinkt dat misschien abstract. Wat is Peppol precies? Moet jij hier iets mee doen? Heb je nieuwe software nodig? Is het gratis? En wat als je werkt met Excel of Word?
In dit artikel leggen we op een duidelijke, begrijpbare manier uit:
Wat Peppol is,
Waarom het verplicht wordt,
Wie erdoor getroffen wordt,
En vooral: wat jij als ondernemer concreet moet doen.
We maken je wegwijs in de wereld van gestructureerde elektronische facturen (e-facturatie), tonen je hoe Peppol werkt, en leggen uit hoe je jouw facturatiesysteem makkelijk kan aanpassen. Zonder stress, zonder technisch jargon.
Geen paniek dus: wie zich tijdig voorbereidt, vermijdt problemen én kan zelfs profiteren van enkele financiële voordelen.
Wil je liever persoonlijk advies over jouw situatie?
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Wat betekent Peppol precies?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven, leveranciers en overheden met elkaar verbindt om elektronische documenten op een gestandaardiseerde en veilige manier uit te wisselen (bijvoorbeeld e-facturen).
Het is ontstaan uit een initiatief van de Europese Commissie, met als doel de administratieve lasten te verlagen en grensoverschrijdende zakelijke transacties eenvoudiger te maken. Vandaag gebruiken duizenden bedrijven in verschillende landen het Peppol-netwerk, zowel in de private sector als voor overheidsopdrachten.
Hoe verloopt het verzenden van facturen via het Peppol-netwerk?
Een factuur versturen via Peppol gebeurt niet meer via e-mail of pdf. In plaats daarvan wordt de factuur rechtstreeks van jouw facturatie- of ERP-systeem naar dat van je klant verzonden, zonder tussenstappen. Dat kan enkel als beide partijen aangesloten zijn op het Peppol-netwerk.
Concreet werkt het zo:
Jij maakt een e-factuur aan in je boekhoudsoftware of facturatietool.
Deze factuur wordt automatisch omgezet in een gestandaardiseerd formaat (zoals UBL)
Ze wordt via jouw Access Point verzonden naar de ontvanger, die ook aangesloten is op Peppol.
Het document wordt veilig afgeleverd, klaar voor automatische verwerking door de boekhouding van je klant.
Geen manuele invoer meer. Geen fouten door verkeerde e-mailadressen. Alles verloopt efficiënt, betrouwbaar en digitaal.
Wat is een Peppol ID en een Access Point?
Om gebruik te maken van het Peppol-netwerk heb je twee dingen nodig:
een Peppol ID
een Access Point
Je Peppol ID is een uniek identificatienummer dat gekoppeld is aan je onderneming. Meestal is dat je btw-nummer. Via dit ID kunnen andere bedrijven jou herkennen in het netwerk.
Een Access Point is de ‘toegangspoort’ tot Peppol. Je sluit je hierop aan via een erkende softwareleverancier of facturatiedienst. Dit Access Point zorgt ervoor dat je documenten correct verzonden én ontvangen worden binnen het netwerk.
Sommige tools regelen dit automatisch voor jou, bij Creafisc helpen we je daar graag mee.
Waarom is Peppol een veilig netwerk?
Peppol werkt met een beveiligd netwerk van vertrouwde partijen, gecontroleerd door een centrale Europese autoriteit. Elke Access Point-provider moet gecertificeerd zijn, en documenten worden altijd versleuteld verzonden.
Dat betekent:
Geen tussenpersonen of onbekende e-mailadressen
Geen risico op verlies of frauduleuze manipulatie
Volledige traceerbaarheid van verzending tot ontvangst
Daarom wordt Peppol beschouwd als een van de veiligste manieren om elektronische facturen uit te wisselen tussen bedrijven.
Peppol verplicht vanaf 1 januari 2026: wie moet wat doen?
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie via Peppol verplicht voor Belgische bedrijven die zakendoen met andere ondernemingen. Het gaat hier dus niet om een suggestie of aanbeveling. Deze verplichting geldt effectief voor (bijna) elke btw-plichtige onderneming in België.
Maar wat betekent dat nu concreet? En geldt het ook voor jou?
Voor welke bedrijven geldt de verplichting?
De verplichte e-facturatie via het Peppol-netwerk is van toepassing op alle ondernemingen die actief zijn in België en die een factuur opstellen naar een andere Belgische onderneming.
Met andere woorden:
Heb jij een btw-nummer?
Stel je facturen op naar andere bedrijven (B2B)
Dan moet je jouw facturen vanaf 2026 verzenden via Peppol, in een gestructureerd, elektronisch formaat dat automatisch kan verwerkt worden.
De klassieke pdf-factuur of Word-bestand via mail voldoet dan niet meer. Enkel facturen die via het Peppol-netwerk zijn verzonden en compatibel zijn met elektronische verwerking, zullen nog toegelaten zijn.
Geldt dit ook voor eennmanszaken of freelancers?
Ja. Ook wie een eenmanszaak of freelance activiteit uitoefent, en regelmatig factureert aan andere btw-plichtige klanten, valt onder de nieuwe regelgeving.
De grootte van je zaak speelt geen rol. De overheid maakt dus géén onderscheid tussen kleine en grote ondernemingen. Wat telt, is dat de facturatie gebeurt tussen bedrijven binnen België.
Let op: ook vzw’s met btw-activiteiten vallen onder de verplichting.
Zijn er uitzonderingen voor B2C of buitenlandse klanten?
Ja, gelukkig wel. De verplichting geldt enkel voor facturen tussen Belgische (B2B) ondernemingen.
Ondernemingen die rechtstreeks aan eindklanten verkopen (B2C) vallen buiten de regeling. Werk jij dus met eindklanten zonder btw-nummer? Dan mag je voorlopig nog op de klassieke manier blijven factureren. Bijgevolg mogen de meeste horeca zaken & retailers blijven factureren op de klassieke manier.
Ook facturen naar bedrijven buiten België, bijvoorbeeld in Nederland of Frankrijk, vallen voorlopig niet onder de Belgische verplichting. Maar let op:
Steeds meer verschillende landen binnen Europa voeren soortgelijke e-invoicingregels in. De trend is duidelijk: digitale facturen via veilige netwerken worden de norm.
💬 Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Of twijfel je of jij onder de nieuwe regels valt?
Waarom kiest de overheid voor Peppol?
De overstap naar verplichte e-facturatie via Peppol is geen toeval. De Belgische overheid, maar ook de Europese Commissie, wil facturatie tussen bedrijven efficiënter, veiliger en moderner maken.
Peppol is daarbij de aangewezen standaard. Maar waarom precies?
Minder fouten & minder handmatige invoer
Veel ondernemers zijn vandaag nog tijd kwijt aan het overtypen van gegevens uit een pdf-factuur, of aan het corrigeren van fouten in de boekhouding. En dat is zonde van je tijd én geld.
Met gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk worden gegevens automatisch uitgewisseld en verwerkt. Geen handmatige invoer meer. Geen misverstanden over bedragen of btw-nummers.
Elke factuur komt meteen terecht waar ze moet zijn — klaar voor automatische verwerking.
Dat betekent:
Minder fouten
Snellere goedkeuring van facturen
Minder gedoe bij btw-controles
Meer veiligheid & traceerbaarheid
Een klassieke factuur via mail kan verloren gaan, in de spam belanden of — erger nog — onderschept worden. Peppol lost dat op via een beveiligd netwerk van erkende access points.
Elke partij in het netwerk is vooraf geregistreerd en gecontroleerd. Alle documenten worden versleuteld verzonden via een vaste route, zonder tussenpersonen.
Je weet dus:
Wie de factuur verstuurd heeft
Wanneer die is aangekomen
Of ze aanvaard werd of niet
Europese harmonisatie & standaardisering
Peppol is niet enkel & alleen Belgisch. Het werd opgezet als onderdeel van het Pan-European Public Procurement Online-project, met steun van de Europese Commissie.
Steeds meer landen maken Peppol verplicht.
Niet alleen voor facturen aan overheidsinstanties, maar ook voor transacties tussen bedrijven onderling. Denk aan Nederland, Frankrijk, Duitsland…
Door nu al over te stappen op Peppol:
• Ben je klaar voor toekomstige verplichtingen in andere landen
• Kan je makkelijker factureren over de grens
• Vermijd je compatibiliteitsproblemen tussen verschillende systemen
Peppol zorgt met zijn gestandaardiseerd formaat voor vlotte uitwisseling van elektronische documenten, ongeacht welke software je gebruikt.
Welke software en technische aanpassingen heb je nodig?
Voor veel zelfstandigen en kmo’s roept de verplichting tot e-facturatie via Peppol meteen een praktische vraag op: moet ik nieuwe software kopen? Of volstaat wat ik nu gebruik?
Het goede nieuws: in veel gevallen zijn de aanpassingen beperkt. Maar er zijn wel een paar dingen die je eens moet controleren.
Wat moet je ERP-of facturatiesysteem kunnen?
Wil je vanaf 1 januari 2026 correct kunnen factureren, dan moet je software aan een paar voorwaarden voldoen:
E-facturen kunnen aanmaken in een gestructureerd formaat (zoals UBL)
Facturen automatisch kunnen verzenden via het Peppol-netwerk
Je onderneming koppelen aan een geldig Peppol ID
Verbonden zijn met een gecertificeerd Peppol Access Point
Werk je vandaag met een boekhoudpakket, ERP-systeem of cloudtool? Dan is de kans groot dat daar al een Peppol-integratie in zit — of dat er een update op komst is.
Check bij je softwareleverancier of ze:
Peppol ondersteunen
Je registreren op het netwerk
En alles instellen om de automatische verwerking te activeren
💡 Veel leveranciers regelen ook de registratie van je Peppol ID en zorgen voor de koppeling met je btw-nummer.
Wat als je werkt met Excel of Word?
Werk je nog met manuele facturen in Word of Excel, die je nadien als pdf verstuurt? Dan zal je tegen 2026 moeten overstappen naar een tool die elektronische facturering ondersteunt.
Want:
Een pdf via e-mail is géén elektronische factuur in de zin van de wet
Enkel een gestructureerde elektronische factuur, verstuurd via een Peppol Access Point, voldoet
Gelukkig bestaan er vandaag al veel gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossingen voor kleine ondernemers die vlot aan deze eisen voldoen.
Hoe kies je een Access Point-provider?
Elk bedrijf dat wil factureren via Peppol, moet aangesloten zijn op het netwerk via een erkende Access Point-provider. Dat is een soort ‘brug’ tussen jouw software en het Peppol-netwerk.
Je kan:
Een tool gebruiken die het Access Point al geïntegreerd heeft (bijv. Billit, Exact Online, Yuki…)
Of je manueel laten aansluiten via een derde partij
Let hierbij op:
Is de leverancier gecertificeerd door het Peppol-beheer?
Kun je je Peppol ID koppelen aan je btw-nummer
Werkt de software met open standaarden, zodat je ook met andere systemen kan communiceren?
Bij Creafisc bekijken we graag samen of je huidige software klaar is voor de overstap — of adviseren we een eenvoudige oplossing op maat.
Is Peppol gratis? Wat met kosten & fiscale ondersteuning?
Peppol zelf is gratis, maar de toegang tot het netwerk verloopt via erkende software- of Access Point-providers. Die kunnen wel kosten aanrekenen voor:
de registratie van je Peppol ID,
de verzending van facturen via het netwerk,
en de integratie met je boekhoud- of ERP-systeem.
Sommige leveranciers bieden Peppol gratis aan binnen hun pakket. Anderen rekenen een kleine meerprijs per maand of per factuur. Het loont dus om te vergelijken.
Een kleine sidenote: De FOD Financiën ondersteunt de overstap met een verhoogde investeringsaftrek voor digitale tools en software. Wie nu investeert in elektronische facturatie, kan dus genieten van een fiscaal voordeel.
Wat betekent de introductie van Peppol concreet voor jouw bedrijf?
Of je nu een freelancer, een eenmanszaak of een groeiend bedrijf runt: vanaf 1 januari 2026 moet je je e-facturen (B2B) versturen via het Peppol-netwerk. Dat betekent concreet:
Je kan geen pdf-facturen meer per mail versturen naar andere Belgische ondernemingen.
Je facturen moeten in een gestandaardiseerd formaat zitten en verzonden worden via een erkend Access Point.
Je huidige facturatiesysteem moet dus technisch klaar zijn voor Peppol. Of je moet overstappen.
Wacht je te lang? Dan loop je het risico dat je facturen niet meer aanvaard worden door je klanten. Dat vertraagt je betalingen en verhoogt je administratieve last.
Wat als je nog niets voorbereid hebt?
Dat is geen ramp, maar nu is het moment om te starten. Begin alvast met:
Checken of je huidige software Peppol ondersteunt
Je Peppol ID te registreren (meestal je btw-nummer)
Te kijken of je klantendatabase up-to-date is
Te informeren naar fiscale voordelen bij digitale investeringen
Bij Creafisc merken we dat wie nu al overschakelt, later stress & tijdsdruk vermijdt.
Laat je begeleiden: geen technisch gedoe, wél een heldere aanpak
Je hoeft dit niet alleen uit te zoeken. Wij helpen zelfstandigen en kmo’s:
bij de keuze van de juiste Peppol-ready software
bij de registratie op het netwerk
én bij het stroomlijnen van hun facturatieproces
📅 Boek vrijblijvend een gesprek met Creafisc — we bekijken samen hoe jij vlot én correct overschakelt op e-facturatie.
Veelgestelde vragen over Peppol & e-facturatie
Moet ik Peppol gebruiken voor klanten in het buitenland?
Nee. De verplichting geldt voorlopig enkel voor B2B-facturen tussen Belgische bedrijven. Facturen naar buitenlandse ondernemingen mag je voorlopig nog versturen zoals voorheen.
Let wel: in verschillende landen wordt e- invoicing via netwerken zoals Peppol ook stilaan de norm.
Moet ik ook inkomende facturen ontvangen via Peppol?
Dat is niet verplicht, maar het kan wel een voordeel zijn. Je kan inkomende elektronische facturen automatisch verwerken in je boekhoudsoftware, zonder manuele invoer.
Zo bespaar je tijd én vermijd je fouten. Sommige softwarepakketten bieden dit standaard aan.
Wat is het verschil tussen Peppol & Mercurius?
Mercurius is het Belgische platform voor e-facturatie aan overheidsinstanties. Het is dus specifiek voor B2G (business-to-government). Peppol is een breder, Europees netwerk voor bedrijven onderling (B2B) én overheden.
Sinds kort is ook Mercurius aangesloten op het Peppol-netwerk, dus de systemen zijn compatibel.
Hoe lang duurt de registratie op het Peppol-netwerk?
Dat hangt af van je softwareleverancier. Bij sommige tools ben je binnen één dag aangesloten.Zij zorgen dan voor je registratie, Peppol ID en koppeling met je btw-nummer.
Bij anderen duurt het iets langer of moet je extra stappen ondernemen.
Wat is een Peppol ID en heb ik dat al?
Een Peppol ID is jouw unieke identificatie binnen het netwerk. In België is dat meestal je btw-nummer in een vast formaat. Je krijgt je Peppol ID zodra je aangesloten bent via een erkende Access Point-provider. Dat kan automatisch via je facturatiesoftware gebeuren.
Comments